Offentlige organisationers forpligtelse omkring tilgængelighed gælder både webindhold og dokumenter, der ligger online. I praksis betyder det PDF-filer.
Når vi i forbindelse med dokumenter og information bruger ordet ”tilgængelighed”, er det ofte som et bredt begreb, der dækker over design af miljøer, bygninger, produkter, services eller lignende. Formålet er, at personer med forskellige grader af handicaps sikres mulighed for at få adgang til dem og drage fordel af dem.
Det er på ingen måde et nyt begreb, men i september 2018 fik det fornyet fokus i forhold til offentlige organisationer som f.eks. kommuners og regioners websites og digitale dokumenter.
På baggrund af det såkaldte ”webdirektiv” udsendt af EU i 2016 trådte ”Lov om tilgængelighed af offentlige organers websteder og mobilapplikationer” nemlig i kraft. Loven sætter frister for, hvornår og i hvilket omfang det offentliges digitale kommunikation skal være tilgængelig. Det kan man alt sammen læse mere om på Digitaliseringsstyrelsens website – digst.dk – under webtilgængelighed.
Lovgivningen omfatter imidlertid også digitale dokumenter og uanset hvilken applikation eller system sådanne dokumenter er genereret i, så er PDF-formatet de facto det filformat, der anvendes. PDF-dokumenter skal med andre ord også gøres tilgængelige.
PDF standarder
Portable Document Format – PDF – så dagens lys i starten af 1990’erne. Det markerede et paradigmeskift, der gjorde det nemt og sikkert at udveksle digitale dokumenter og som i dag har gjort PDF-formatet til defacto standard på området.
Med tiden begyndte man imidlertid fra forskellig side at stille større krav til filformatet, og den grafiske branche var først til at kræve mere. Man havde tidligt set formatets gode muligheder til dataoverførsel mellem kunde og grafisk virksomhed. Men det blev også hurtigt klart, at det dels stillede krav til kunden, der udarbejdede filen, og dels til den grafiske virksomhed, som skulle anvende filen.
Det skulle bl.a. være muligt, at indkapsle forskellige avancerede kvalitetsparametre i filen. Det førte i 2001 til en præcis specifikation af, hvilket indhold en PDF til dette formål skulle have og hvordan den skulle genereres. Specifikationen fik navnet PDF/X og flere varianter af PDF/X standarden er siden kommet til.
Nye standarder med PDF-formatet
I 2005 så den første PDF/A standard dagens lys. Standarden er rettet mod formatering af digitale dokumenter til langtidsarkivering og skal i praksis garantere, at sådanne dokumenter også kan åbnes og læses ”om 100 år”. Standarden beskriver derfor også i princippet parametrene for en universel læser og det stiller nogle nye krav til selve PDF-formatets opbygning.
Den altdominerende styrke ved PDF-formatet er, at det til enhver tid bevarer sit udseende på skærm og på print og dermed altid er entydigt at læse – på skærm og på print.
Indtil 2005 betød det imidlertid ikke, at den ”interne struktur” i filen på nogen måde afspejlede en logisk læsestruktur, så nu fik PDF-formatet en ordentlig overhaling. Med version 1.4 fra 2005 blev det muligt at ”tagge” en PDF-fil. Herfra kunne en ekstern ”læseenhed” læse indholdet af filen i logisk, meningsfuld rækkefølge uanset dokumentets udseende.
PDF-filformatet blev i 2008 til en ISO-standard (ISO 32000-1: 2008), og ud fra den blev standarden PDF/A-2A defineret i 2011. Den indeholder alt hvad der skal til, for at skabe et fuldt tilgængeligt PDF-dokument. I 2012 blev den funktionalitet isoleret i standarden PDF/UA, hvor UA står for Universal Access.
Standarder for tilgængelighed
Det er Innovationsministeriet, der fastsætter, hvilke standarder der vil komme til at gælde for loven om webtilgængelighed. I praksis vil man højst sandsynligt henholde sig til den europæiske standard EN 301 549, som ligger til grund for webdirektivet. Heri indgår standarden WCAG 2.1 og den skal offentlige websites – og dokumenter – altså være i overensstemmelse med iht. lovens tidsfrister.
WCAG 2.1 standarden
Det er internettets “hovedorganisation”, W3C eller the World Wide Web Consortium, der står bag WCAG, The Web Content Accessibility Guidelines.
WCAG er, som navnet siger, et sæt af guidelines, der er udviklet med tanke på web-indhold og ud fra et princip om ikke at være bundet til specifikke teknologier. Hermed angiver WCAG altså også retningslinjerne for, hvad et tilgængeligt PDF-dokument skal kunne. I hvert fald hvis det pågældende dokument befinder sig på et website, der tilhører en offentlig organisation.
I princippet kunne man altså egenhændigt mappe retningslinjerne i WCAG til tilsvarende parametre i PDF-dokumentet. I praksis er den mest farbare vej er at anvende den standard for tilgængelighed, som gælder for PDF-dokumenter, nemlig PDF/UA-standarden.
Lidt polemisk kan man sige, at et PDF-dokument udmærket kan overholde WCAG’s krav uden at overholde PDF/UA-standarden. Groft sagt: jo simplere PDF-dokumentet er opbygget desto lettere vil det være. Omvendt gælder imidlertid, at hvis et PDF-dokument på væsentlige punkter ikke overholder PDF/UAs krav, så vil den heller ikke overholde WCAG. Skal man være sikker på at skabe det fuldt tilgængelige PDF-dokument i overensstemmelse med WCAG, så skaber man det, så det overholder PDF/UA-standarden.
Hvorfor er det så vigtigt
Standarder betyder ”plug and play” på en forfærdelig masse områder:
Hårtørreren i stikkontakten. Tjek!
Din Samsung telefon på et mobilnet med Siemens udstyr. Tjek!
Barnestolen ned i bagsædets Isofix-beslag. Tjek!
PDF/UA stiller ikke kun krav til et PDF-dokument, hvad angår tilgængelighed. Standarden beskriver også basal funktionalitet af kompatible ”PDF Readers” og af kompatibel ”Assistive Technology (AT)”.
Det første kan man betegne som den læse-software, der danner linket mellem et PDF-dokument og den ”assisterende teknologi”, som den handicappede må benytte sig af for at kunne opfange informationerne i dokumentet. Dette kunne være skærmlæsere som f.eks. JAWS eller NVDA, en skærmforstørrer som f.eks. MAGic, braille-displays eller andet.
Med andre ord: skab et PDF/UA dokument, læs det gennem en PDF/UA kompatibel reader, genskab det vha. PDF/UA kompatibel AT. Tjek!
Vanskelige krav i PDF-standarden
Tilgængelighed til information i PDF-dokumenter er sikret til de slutbrugere, der måtte have brug for hjælpemidler. Det fungerer oven i købet i praksis, selvom virkelighedens verden ikke er fuldt så »kompatibel«, som ovenstående kunne antyde.
Standarden er vigtig! Men det er den rent faktisk også fordi, at standarden er det eneste reelle grundlag for at være pragmatisk i forhold til implementering af tilgængelighed til PDF-dokumenter. Når man går i gang med det forløb, der har til formål at tilpasse alle dokumentprocesser så resultatet bliver tilgængelige PDF-dokumenter, vil man uvægerligt blive præsenteret for tekniske eller procesmæssige krav. Det er krav, som kan være vanskelige at møde.
Med standarden som udgangspunkt er man i stand til at vurdere konsekvensen af – måske i en overgangsperiode – at undlade at opfylde et eller flere krav og man kan begrunde, hvorfor det ikke sker.
Læs mere om Medit Consults rådgivning om digital tilgængelighed.
PDF/UA – krav til filformatet
Fakta:
PDF/UA-standarden er en ISO-standard: ISO 14289-1. Standarden definerer tekniske krav til indhold, struktur, metadata, etc. i universelt tilgængelige PDF-dokumenter baseret på ISO 32000-1 (PDF 1.7). Den omhandler ikke elementer, der ikke har direkte indflydelse på tilgængelighed, såsom f.eks. komprimeringsalgoritmer, der anvendes til billeddata. Et meget komprimeret udvalg af hovedkravene er vist nedenfor.
Alt indhold kategoriseres på en af to måder: som betydende indhold eller som dekorativt sideelement (artefakt).
Betydende indhold skal mærkes med relevante semantiske tags (H1, H2, P, etc.).
Semantiske tags skal sammen med andre tags indgå i et strukturtræ indkapslet i PDF-dokumentet.
Strukturtræet skal afspejle dokumentets logiske læserækkefølge.
Artefakter behøver kun at være markeret som sådanne.
Kun ”standardtags” defineret i PDF 1.7 kan anvendes. Hvis der bruges andre tags, skal disse mappes til standardtags via Role Mapping i f.eks. Acrobat.
Information må ikke overføres ved hjælp af visuelle midler alene (fx kontrast, farve eller position på siden) eller med flimrende/blinkende effekter (Jaca-script kontrolleret) eller indlejrede videoklip.
Dokumenttitel skal specificeres og defineres som ”vindues-titel” i stedet for filnavn.
Hovedsprog for alt indhold skal angives.
Individuelle sprog skal angives, hvis dokumentet indeholder tekst på andet end hovedsproget.
Alt billed- og grafikmateriale skal have alternativ, forklarende tekst.
Overholdelse af disse tekniske og semantiske krav vil skabe et universelt tilgængeligt PDF/UA-dokument, som en bruger med funtionsbegrænsning kan anvende effektivt og med samme udbytte som en bruger uden handicap.
Matterhorn protokollen
Fakta:
Produktion af tilgængelige PDF-dokumenter kan effektiviseres overordentlig meget gennem brug af skabeloner og procedurer til dokumentopbygning og PDF-generering.
Når man skal kontrollere resultatet, altså om et givent PDF-dokument overholder kravene til tilgængelighed, er rækken af kontrolpunkter imidlertid meget omfattende og her kan Matterhorn-protokollen anvendes som et redskab til overblik og forståelse.
Matterhorn-protokollen er bl.a. beregnet til test af PDF-dokumenters overensstemmelse med PDF/UA-standarden ved at angive et fælles sæt tests, der letter udvekslingen af detaljerede oplysninger om PDF/UA-overensstemmelse.
Protokollen består af et sæt af 31 kontrolpunkter indeholdende beskrivelse af 136 måder et dokument kan fejle på i forhold til PDF/UA-1. 87 fejlbetingelser kan bestemmes af software alene, 47 fejlbetingelser kræver normalt menneskelig vurdering og 2 fejlbetingelser har ingen specifikke tests. Nogle fejlbetingelser vedrører dokumentet, nogle vedrører dokumentets sider, men de fleste er relateret til individuelle indholdsobjekter som tags, tabeller eller annoteringer.
Matterhorn-protokollen kan findes her: https://www.pdfa.org/publication/the-matterhorn-protocol-1-02/