Document Output Management

Forretningsdokumenter som kundekorrespondance, kontoudtog, indkøbsordrer, fakturaer, forsikringspolicer, forsendelses-dokumenter eller personaliserede markedsføringsskrivelser indeholder et miks af faste og variable data.

Generering af denne type dokumenter kan være en vanskelig og bekostelig proces. Kildedata kommer ofte fra en række forskellige systemer som f.eks. ERP-systemer, CRM-systemer, mainframes, AS/400 løsninger, webservere eller lignende og tilpasning eller ændring i outputtet fra sådanne systemer kræver  tidskrævende og dyr assistance af specialister, ikke mindst hvis data fra et eller flere systemer skal mikses i et færdigt output.

Document Output Management er en betegnelse for standalone softwareløsninger, som kan opfange outputdata som f.eks. AFP, JetDirect eller PCL printdata, PostScript, PDF eller lignende fra en virksomheds forretningssystemer og anvende disse data til genbrug, rekonstruktion og optimering af forretningsdokumenter.

Muligheder og fordele er bl.a.:

• Genbrug, rekonstruktion og optimering af forretningsdokumenter UDEN dyre ændringer i bestående forretningssystemer
• Hurtig og fleksibel tilpasning af forretningsdokumenter til ændrede krav
• Reduktion af manuelle håndteringsomkostninger gennem opbygning og anvendelsen af automatiserede dokument-flows
• Portobesparelser ved automatiseret opsamling af forsendelsespuljer
• Minimere printforbrug og nedbringelse af printomkostninger gennem konsolidering og centralisering af printfunktion
• Automatisere split-forsendelse mellem fysiske udsendelser og udsendelse via mail eller web
• Automatiseret arkivering af dokumenter, sporbarhed og versionering
• Udover ovenstående åbenlyse gevinster, ligger der også et stort potentiale i at berige dokumenter med f.eks relevante marketing budskaber eller andet.

Dette kan også opsættes fuldautomatiseret og individuelt tilpasset modtageren, via analyse af kundedata og opsætning af. Document Output Management systemer udvikles af en række forskellige virksomheder og findes i mange forskellige afskygninger.

Funktionalitet, kapacitet og anskaffelsespris adskiller selvfølgelig de enkelt systemer fra hinanden og som udgangspunkt skal der en grundig analyse til for at afgøre, hvilken løsning der vil være den rigtige i en given virksomhed. Vil du vide mere, så ring 3321 0740.